Se você está buscando crescimento para que sua empresa possa melhorar resultados e também o desempenho da gestão, é provável que em algum momento você se depare com a importância dos relatórios de KPIs.
Para entender tudo o que você precisa saber, preparamos este artigo objetivo e de fácil compreensão.
Depois de lê-lo, você será capaz de começar a aplicar esse conceito no seu negócio e assim se beneficiar de configurações de tomada de decisão orientadas por dados.
O que é um KPI?
KPI é uma sigla para “Key Performance Indicator” (Indicador-Chave de Desempenho). Esses indicadores são definidos pela gestão para medir métricas de desempenho de vários projetos ou processos dentro da empresa.
Exemplo de KPIs (da Demonstração de Erosão de Margem no Varejo do Qlik Sense)
Com base nesses indicadores, é possível identificar oportunidades de melhoria alinhadas com objetivos pré-definidos.
Seu uso é indispensável em grandes corporações, e a cada dia mais incentivado em pequenas empresas. KPIs são a melhor forma de manter a comunicação aberta entre os funcionários e mantê-los alinhados.
Como cada negócio tem seus próprios objetivos que exigem uma avaliação específica, é natural ter uma variedade de KPIs que devem ser desenvolvidos de acordo com cada caso.
KPIs na prática
Imagine, por exemplo, uma fábrica que tem três linhas de montagem. No final de cada ano, os gestores precisam saber o número total de funcionários contratados e demitidos. Os indicadores devem mostrar o volume de rotatividade de funcionários.
Por si só, esse número pode não dizer muito, mas se compararmos o volume de contratações e demissões de cada uma das linhas com o número total de trabalhadores do setor, podemos identificar um percentual de rotatividade para cada linha de montagem.
Esse percentual é um KPI e pode facilmente identificar onde há maior estabilidade de funcionários e onde há maior necessidade de mudança.
Exemplo de KPIs (da Demonstração de Erosão de Margem no Varejo do Qlik Sense)
Com essa informação factual, agora podemos detectar problemas, como um supervisor tendo dificuldades para gerenciar sua equipe ou a necessidade de reavaliar as condições de trabalho em um setor específico.
Business Intelligence
A grande vantagem em estruturar bons KPIs é poder transformar o que de outra forma seriam números aleatórios em conhecimento de negócio. É necessário entender que tipo de informação é mais útil para gerenciar o negócio.
Como estamos acostumados a sempre observar os mesmos indicadores, como volume de vendas, despesas e lucratividade, tendemos a deixar de lado outros dados que podem ser igualmente favoráveis.
Existem vários números que se perdem para os gestores, mas nem todos eles realmente trazem o conhecimento relevante para permitir que tomem decisões estratégicas precisas.
A importância dos relatórios de KPI
Sua importância está em incentivar a troca de informações entre funcionários em todos os níveis de uma organização. Assim, os funcionários ficam cientes de quanto seu desempenho está contribuindo para atingir as metas da empresa.
Além disso, ao utilizar indicadores de KPI, os gestores podem analisar corretamente os números e decidir se os projetos estão progredindo satisfatoriamente ou se é necessário mudar de rumo.
Como escolher um KPI?
Se o seu objetivo é acompanhar o desempenho do trabalho, escolher o KPI apropriado depende de saber qual setor você precisa impulsionar no momento. Em um projeto com vários estágios, escolher os indicadores errados pode levar a uma visão inadequada da situação.
Exemplo de KPIs (da Demonstração de Erosão de Margem no Varejo do Qlik Sense)
Imagine que você é dono de uma loja e escolhe medir apenas o fluxo de entrada de clientes. O indicador mostra que há um fluxo saudável de pessoas chegando à loja, mas isso não significa, de fato, que isso está se traduzindo em compras reais ou lucros.
Se você usar KPIs apenas para medir o fluxo de pessoas, pode estar tendo uma falsa impressão sobre o sucesso do seu negócio.
Nesse caso, seria melhor usar a taxa de conversão como um KPI válido para acompanhar, que indica quantas vendas foram feitas em relação ao total de visitas à loja.
Escolhendo o melhor KPI
1. Relevância para o negócio
O KPI ideal precisa mostrar que o seu negócio está indo bem e que a meta está de fato ao alcance. Se o seu negócio está crescendo consideravelmente, o KPI deve mostrar isso.
2. Disponibilidade de aplicação
Para que o KPI possa medir algo e mostrar a análise correta, dados apropriados devem estar disponíveis. Você não pode medir o fluxo de pessoas na loja se nenhum cliente entrar na loja, ou se não tiver como medir esse fluxo.
3. Importância
Existe essa coisa chamada “vaidade” no mundo das métricas e indicadores. Usar um KPI que, apesar de mostrar bons números, não é realmente importante para o negócio, não é a melhor escolha.
4. Frequência
Um bom KPI sempre precisa ser atualizado com dados novos. É esse período de tempo que nos permite entender os dados e mostrar o que realmente está funcionando e o que precisa ser ajustado.
KPIs que podem ser usados periodicamente ajudam nos processos de tomada de decisão.
Considerações Finais
Abordamos em detalhes o que é um KPI e como ele é fundamental para a empresa, a fim de alimentar as partes interessadas com informações valiosas sobre os principais objetivos da organização e como eles se relacionam com as medidas de alcance de metas.
Para atingir uma determinada meta, é importante que a equipe permaneça envolvida e engajada, e que os indicadores de desempenho não sejam apenas gráficos bonitos exibidos em um dashboard. É importante gerar planos de ação com base nesses insights de KPI para melhorar constantemente os resultados.
